Mit App und Work-Life-Balance in die weite Welt

Unterwegs Die Digitalisierung eröffnet bei dem Management von Geschäftsreisen neue Möglichkeiten

Die Globalisierung stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, gerade in Deutschland, das vom Export lebt und zugleich stark vom Mittelstand geprägt ist. Nicht zuletzt Business Travel gewinnt mit der Dynamik im internationalen Geschäft an Bedeutung. „Auch immer mehr kleinere Unternehmen stehen mittlerweile vor der Herausforderung, ihre Mitarbeiter in andere Erdteile zu schicken“, erläutert Stefan Vorndran, Vorsitzender des Ausschusses Business Travel im Deutschen ReiseVerband (DRV). „Für den Erfolg im Geschäft ist es von zentraler Bedeutung, dass Geschäftsreisen professionell vorbereitet und realisiert werden.“ Die Studie „Business Travel 2015“ des DRV hat ergeben, dass Geschäftsreisen unter anderem ein wichtiger Faktor für das bessere Kennenlernen von Geschäftspartnern, das persönliche Zusammentreffen und das Fördern von Geschäftsabschlüssen sind. Knapp die Hälfte der befragten Geschäftsreisenden bestätigt demnach, dass persönliche Treffen einen großen Einfluss auf den Abschluss von Neu- und Folgeaufträgen haben.

Bei Geschäftsreisen außerhalb der EU erweitert sich das Spektrum der relevanten Aufgaben erheblich. So müssen Einreise- und Visabestimmungen beachtet werden, auch Gesundheitsrisiken sind zu berücksichtigen. „Da ist professionelles Sicherheitsmanagement gefragt“, betont Vorndran. Wo wird ein Reisender abgeholt, weiß er wo er hin muss? Der Versicherungsmakler des betreffenden Unternehmens ist in bestimmten Fällen gefordert, die Geschäftsreise als solche oder auch konkrete Aspekte, wie etwa einen Rückholtransport für Notfälle, zu versichern. Wohl nicht zuletzt, weil professionelles Reisemanagement über den Erfolg einer solchen Investition entscheidet, arbeiten knapp 70 Prozent der Unternehmen bei der Durchführung von Buchungen mit einem professionellen Geschäftsreisebüro zusammen, wie die Studie „Business Travel 2015“ ergab.

Die Organisation von Geschäftsreisen hat sich in den vergangenen Jahren durch die Möglichkeiten mobiler Vernetzung stark verändert. Laptop und Smartphone erlauben Zugriff auf Informationen und eröffnen die Möglichkeit, bei Bedarf umzubuchen, unabhängig vom Aufenthaltsort – also eben auch auf der Reise. „Während früher noch vieles telefonisch geklärt wurde, wird nun verstärkt mit Apps gearbeitet“, so Vorndran. „Der Zugriff mit einem Klick vereinfacht vor allem für die Reisenden vieles.“ Laut DRV-Studie sind 86 Prozent der Befragten sich einig, dass sie dadurch unterwegs besser und schneller informiert sind. 68 Prozent stimmen zu, dass sie dadurch schneller auf unvorhergesehene Änderungen im Reiseplan, etwa wegen Ausfalls von Flügen oder Bahnverbindungen, reagieren können. Und was viele wohl auch schon privat erlebt haben: 79 Prozent der Geschäftsreisenden nennen als Vorteil der Digitalisierung, dass sie sich mithilfe mobiler Geräte vor Ort besser orientieren können.

Apropos privat: Work-Life-Balance ist mittlerweile zwar ein fest etablierter Begriff in Deutschland. Trotzdem dürfen viele Geschäftsreisende ihre Trips nicht mit privaten Aktivitäten verbinden. „Unternehmen erkennen mittlerweile aber zunehmend, dass diese Möglichkeit den Reisenden helfen kann, Stress abzubauen“, erläutert Vorndran. „Wer Freunde oder Bekannte zwischendurch besuchen darf, der sorgt für den richtigen Ausgleich zwischen Beruf und Freizeit und arbeitet danach wieder konzentrierter.“ LK