Es soll nur einen geben

MULTITASKING „Unified Communications“ machen Arbeitsprozesse transparenter und effizienter. Sensibel behandelt werden müssen dabei aber Aspekte der Datensicherheit

Die vier Bausteine der UC

■ Integration verschiedener Medien mithilfe einer Steuerung, um diese auf unterschiedlichen Geräten zu verwalten.

■ Präsenzinformationen signalisieren durch ein entsprechendes Icon die Erreichbarkeit eines Kontakts.

■ Präsenzinformation werden in Drittanwendungen integriert. Nutzer können direkt aus solchen Anwendungen mit anderen im Kontext kommunizieren.

■ Diese Bausteine können ergänzt werden duch weitere Kooperationsfunktionen, etwa Web-Conferencing, interaktives Whiteboard oder Application-Sharing. Das ermöglicht auch eine Ad-hoc-Zusammenarbeit an Dokumenten.

VON LARS KLAASSEN

Dieser Artikel hier sollte schon längst geschrieben sein. Aber ständig meldet sich das E-Mail-Programm, wenn neue Nachrichten im Posteingang landen. Einige der Nachrichten müssen schnell noch beantwortet werden. Dann klingelt das Telefon. Das ist wohl der Experte, der gestern nicht erreichbar war. Also rangehen? Und schon erinnert der Kalender daran, dass in 15 Minuten ein Meeting beginnt. Hoffentlich dauert das nicht zu lange, denn in anderthalb Stunden steht noch ein Gespräch über Skype an.

Unser Arbeitsleben ist binnen einer guten Dekade deutlich rasanter und vielfältiger geworden: Mobiltelefon, E-Mail, SMS, Videokonferenzen, Chats und weltweit schneller Informationsaustausch via Rechner gehören heute selbstverständlich zum Alltag. Fortschritte bei Kommunikation und Datenverarbeitung haben vieles effizienter gemacht.

So sind wir nicht mehr an feste Orte und Zeiten gebunden, um bestimmte Dinge zu erledigen, selbst erreichbar zu sein oder anderen etwas mitzuteilen. Aber gerade weil wir alle zeitlich und räumlich ungebundener auf vielen verschiedenen Kanälen miteinander kommunizieren, sind wir nicht besser erreichbar. Mitteilungen können lange unbemerkt bleiben, wichtige Informationen übersehen werden. Vor allem, wenn mehrere Menschen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, wächst die Herausforderung, alle auf dem aktuellen Stand der Dinge zu halten. Unübersichtlichkeit kann unnötig Arbeit machen, also Zeit und Geld kosten. Unsere neuen Möglichkeiten verlangen deshalb nach einer neuen Lösung.

Unified Communications (UC), also vereinheitlichter Austausch, soll Orientierung in die unübersichtliche Vielfalt der Kommunikationskanäle bringen. Das Prinzip ist einfach: Eine einfach zu bedienende Arbeitsoberfläche bündelt die bislang isolierten Medien. Sie kann von allen beteiligten Mitarbeitern am Bürorechner oder auch auf mobilen Geräten genutzt werden. Fax- oder Sprachnachrichten etwa gehen automatisch als E-Mail-Anhänge ein. Sie stehen sofort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Da alle Kanäle auf einer Benutzeroberfläche zusammenlaufen, wird so schnell nichts mehr übersehen. Neben der direkten Kommunikation ermöglicht UC auch den Zugriff auf andere Informationen. So kann der Austausch nicht nur unter Kollegen, sondern auch mit Kunden optimiert werden: Wer etwa im Callcenter gut über die Kundenhistorie informiert ist, hilft seinem Gegenüber effizienter: Wer hat wann mit wem gesprochen, um welches Produkt geht es genau? Diese Fragen sind direkt zu Beginn geklärt.

UC soll Orientierung in die Vielfalt der Kommunikationskanäle bringen

Auch Präsenzmanagement ist ein zentraler Bestandteil der UC. Wer Instant-Messaging-Dienste wie Skype oder WhatsApp nutzt, kennt die Funktion: Miteinander vernetzte Teilnehmer können voneinander sehen, wer gerade abwesend ist, online oder etwas schreibt. Solche Informationen machen es Teams einfacher, sich auszutauschen oder einen gemeinsamen Termin für ein Gespräch zu vereinbaren. Kritiker warnen an diesem Punkt vor Gefahren. Werden alle Arbeitsschritte und Gespräche erfasst, können Firmen sehr weitgehende Informationen über ihre Mitarbeiter sammeln: wer was wann und wo getan hat. Solch eine Form totaler Kontrolle verleitet zu Missbrauch durch Vorgesetzte, zu Selbstausbeutung der Mitarbeiter und kann die Unternehmenskultur schwer beschädigen. Große deutsche Konzerne, die UC im Unternehmen einführen, beziehen in der Regel den zuständigen Betriebsrat mit ein, um Konflikten vorzubeugen. In kleineren Firmen ohne Betriebsrat empfiehlt es sich, falls vorhanden, den Datenschutzbeauftragten einzubeziehen. Dafür gibt es neben Auswirkungen auf die Unternehmenskultur noch einen anderen gewichtigen Grund.

Ein weiterer kritischer Aspekt der UC ist die Datensicherheit. Unternehmen, die VoIP-Dienste nutzen, also etwa Telefonkonferenzen über das Internet abwickeln, sind mit ähnlichen Fragen bereits konfrontiert: Wer kann solche Gespräche im Zweifelsfall mit welchem Aufwand abhören? Auch beim Thema Cloud-Computing stellen sich solche Fragen nach der Sicherheit von Daten. Da das Grundprinzip der UC auf diesen beiden Möglichkeiten basiert, sind die hierbei gestellten Sicherheitsfragen also nicht wirklich neu: Auf wessen Servern sind welche Daten gespeichert? Wie gut sind Server, Datenleitungen und Endgeräte gesichert? Dass wirklich niemand auf hundertprozentige Sicherheit bauen sollte, ist seit den Snowden-Enthüllungen ohnehin allgemein bekannt – auch ohne UC. So muss hier ebenso, wie schon seit Einführung der EDV, kalkuliert werden: Wie viel Sicherheit ist für welche Informationen vonnöten, wie viel Sicherheit ist bezahlbar? Optimale Lösungen sehen von Fall zu Fall unterschiedlich aus. Optimale Kommunikation ist angesagt: zwischen Unternehmen und UC-Anbietern.