Sich trauen, auch mal nein zu sagen
■ Zeit-Management heißt das Zauberwort für notorische Hektiker, die nie genug Zeit haben
heißt das Zauberwort für notorische Hektiker, die nie genug Zeit haben
Wer kennt es nicht: das Chaos auf dem Schreibtisch? Zettel, Bücher, Akten in wirrem Durcheinander. Der Arbeitsplatz ist ein Vulkan — eine kleine, freie Fläche in der Mitte, links und rechts davon der Auswurf. Je weiter Kopien und Notizen sich vom Kraterrand entfernen, desto schwieriger sind sie zu finden. Und: keine Zeit, das alles zu erledigen! Fragen bleiben ungelöst, Termine verstreichen ungenutzt.
Das Zauberwort in diesen Fällen heißt Zeit-Management. Lernen, sich seine Zeit gut einzuteilen, um auch am Abend kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn das Pensum einmal wieder nicht ganz geschafft ist. In Kursen wird dem leidgeprüften Hektiker erklärt, wie er die Tage verplanen kann, ohne selbst zu rotieren.
„Als erstes muß man sich darüber klar werden, daß der Arbeitstag überhaupt nicht acht Stunden hat“, sagt Christina Margenburg, als Verkaufsleiterin zuständig für die Kundenbetreuung der Firma Voss und Partner, Institut für Beratung und Training in Wirtschaft und Beruf, in Halstenbek.
Ihre Kalkulation: „Besprechungen und andere Störungen müssen
1abgerechnet werden.“ Es blieben dann vielleicht noch vier Stunden reine Arbeitszeit übrig. „Nur für diese Zeit soll man sich Arbeit aufhalsen.“ Dann sei das Tagespensum zu schaffen. Der Haken: Auch durch Organisation vermehrt man die Zeit nicht; wenn der Chef zuviel verlangt, nützt das beste Zeit- Management nichts.
„Prinzipiell muß man sich trauen, nein zu sagen“, rät Christina Margenburg. In einer Arbeitsphase sollten so wenig Störungen zugelassen werden wie irgend möglich. Darüber hinaus soll man zwischen wichtigen, dringenden und wichtig-dringenden Angelegenheiten unterscheiden. „Was nur wichtig ist, kann auch noch morgen erledigt werden.“ Ist der Schreibtisch erst einmal auf diese Weise sortiert, wird aus dem aktiven Vulkan ein zahmer Berg, und der glühende Lavastrom der eiligen Termine und flammenden Notizen kühlt rasch aus.
Zum Zeit-Management rät auch Michael Wörle von der Altonaer Unternehmensberatung „Rat und Plan“. Sein Tip: Time-System (gibt's in jedem Kaufhaus). Das ist ein Büchlein in Taschenkalender- Format, in das auf zehn verschiedene Planungsformulare, je nach individuellem Bedarf, jeder Termin mit seiner Priorität eingetragen werden kann. Tagesplanung, Wochenplanung, Monatsplanung ... „Der Mensch muß sich heutzutage selbst managen, damit er weiß, wo ihm noch der Kopf steht.“
Im weitesten Sinne geht es um Organisation. Aber auch um Selbsterkenntnis. Denn die Frage, warum man denn so chaotisch ist, keine Absprache einhalten kann und zu jedem Termin zu spät erscheint, bleibt niemandem, der sich und seine Zeit in Zukunft managen will, erspart. Dann wird der Kurs ein wenig zur Therapie. Die Frage ist, ob er das leisten kann. Und vor allem: Es gibt auch eine Zeit nach der Planung — und die sollte nicht auch noch verplant werden.
Torsten Schubert
Zwei-Tage-Kurse beim Institut Voss und Partner kosten 1250 Mark. Telefon: 04101/46071-74. Abendkurse bei Rat und Plan gibt es für 169 Mark. Telefon: 3908106.
