Abschreiben erwünscht

Steuererklärung für das Home-Office: Mit den richtigen Belegen zahlt das Finanzamt Geld zurück. Einrichtungsgegenstände dürfen nur für das Heimbüro verwendet werden. Miete anteilig berechnen

Das Büro in der eigenen Wohnung spart Zeit und Geld. Wer zu Hause arbeitet, weiß darüber hinaus weitere Vorteile zu schätzen: weder Pendeln zu entfernten Arbeitsplätzen noch Parkplatzsuche, noch Frust mit Kolleginnen oder Kollegen aus den Nachbarzimmern. Und wer will, arbeitet Tag und Nacht im Bademantel.

Die Ausgaben für das Arbeitszimmer, die Büromöbel und Arbeitsmittel wie PC, Drucker und Internetzugang, können bei der Steuererklärung angegeben werden. Das Finanzamt erkennt viele Kosten an. Grundsätzlich gilt: Je mehr Arbeitszeit zu Hause verbracht wird, desto besser sind die Abzugsmöglichkeiten.

Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Betätigung darstellt, sind die Kosten hierfür unbegrenzt abzugsfähig, also die anteilige Miete im Verhältnis zur Wohnfläche sowie Strom, Heizung, Versicherungen oder die Kosten einer Renovierung. Wer das Arbeitszimmer in einer Eigentumswohnung oder dem eigenen Haus unterhält, kann die durch die Finanzierung anfallenden Schuldzinsen, Grundsteuer und sogar die Müllgebühren anteilig absetzen.

Viele Arbeitsmittel sind sofort absetzbar

Bei den Anschaffungskosten für Arbeitsmittel sieht es schon anders aus. Bis zu einem Limit in Höhe von 475,60 Euro inklusive Umsatzsteuer dürfen die Kosten sofort abgesetzt werden. Hierbei unterscheidet das Finanzamt auch nicht zwischen den Arbeitsmitteln. Den Kaufpreis für Büromöbel wie Tisch, Regale oder Lampen erkennt das Finanzamt genauso an wie die notwendige Ausrüstung für den PC und die Telefonanlage. Die Einrichtungsgegenstände dürfen allerdings nur für das Home-Office verwendet werden. Wer dies nicht mit eindeutigen Rechnungsbelegen nachweisen kann, scheitert unter Umständen bei einer gründlichen Überprüfung.

Übersteigen die Anschaffungskosten die Grenze von 475,60 Euro, gelten andere Spielregeln. Die Ausgaben können dann nur über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden. Für nahezu jeden Kaufgegenstand ist die Nutzungsdauer bestimmt. Beispielsweise setzt das Finanzamt für die PC-Ausrüstung eine Nutzungsdauer von drei, für einen Kopierer sieben und einen Schreibtisch 13 Jahre an. Die Zeiträume sind in den AfA-Tabellen (Absetzungen für Abnutzungen) festgeschrieben.

Auch fest Angestellte oder Beamte, die ihren Beruf teilweise zu Hause ausüben, können das Arbeitszimmer und die Arbeitsmittel absetzen. Für das Arbeitszimmer erkennt das Finanzamt maximal 1.250 Euro im Jahr als Werbungskostenabzug an. Gleichwohl nur dann, wenn für die Arbeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder über 50 Prozent der beruflichen Tätigkeit zu Hause stattfindet – die so genannte 50-Prozent-Regelung. Damit fallen diejenigen raus, die ab und zu für ihren Arbeitgeber zu Hause arbeiten.

Selbst wenn der Chef die häusliche Tätigkeit bescheinigt, ist die Anerkennung des Home-Office häufig Streitpunkt zwischen Steuerzahler und Behörde. Manchmal will das Finanzamt auch per Fragebogen wissen, wie der Arbeitsraum aussieht, oder ein amtlicher Prüfer kommt selbst vorbei. Arbeitsecken im Flur oder ein Büro in einer zu zweit bewohnten Zweizimmerwohnung haben kaum Chancen auf Anerkennung.

Abschreibung auf mehrere Jahre

Die Einrichtungskosten können entweder sofort oder über mehrere Jahre verteilt – je nach festgeschriebener Nutzungsdauer – geltend gemacht werden. Arbeitnehmer tragen die Ausgaben als Werbungskosten bei der Steuererklärung in die Anlage N ein.

Darüber hinaus können Arbeitnehmer – auch ohne anerkanntes Arbeitszimmer – ihre Arbeitsmittel wie PC, Fax, Telefon, Fachliteratur oder Büromaterial als Werbungskosten absetzen. Arbeitsmittel sind nach dem Gesetz „Gegenstände, die der Förderung der beruflichen Tätigkeit dienen“. Sobald die Ausgaben für Arbeitsmittel den pauschalen Arbeitnehmerfreibetrag von 1.044 Euro übersteigen, ist eine Steuererstattung drin.

Allerdings ist die Anerkennung von Computer, Telefon, Fax und Internetzugang seit Jahren problematisch. Die meisten nutzen die Geräte und Kommunikationsmittel nicht nur beruflich, sondern auch privat. Die wenigsten können zwei Telefonanschlüsse oder Notebooks nachweisen. Mittlerweile erkennen die Finanzbehörden anteilig eine berufliche Nutzung an. Wer überzeugend und detailliert darlegt, welche berufsbedingten Kosten bei Telefonaten anfallen und dies per Einzelnachweis belegt, hat in der Regel keine Schwierigkeiten. Wessen Beruf zwangsläufig viele Telefonate mit sich bringt, darf auch pauschal 20 Prozent des Rechnungsbetrages abrechnen, maximal 20 Euro.

Die Anschaffungskosten für Computer, Scanner, Drucker oder Software schreiben Arbeitnehmer wie Freiberufler ab. Vorausgesetzt, sie weisen plausibel nach, in welchem Rahmen sie die Mittel beruflich nutzen. Hierbei ist der Kaufpreis für eine beruflich eingesetzte Software selten streitig. Mühselig ist ein „PC-Fahrtenbuch“ – es kann sich aber am Jahresende rechnen.SIMONE WEIDNER

Die AfA-Tabelle kann im Internet eingesehen werden: www.bundesfinanzministerium.de (Stichwort AfA-Tabelle)