Datenschutz II: Mit dem Aktenberg zur BSR

Bei sozialen Verbänden fallen tagtäglich sensible Daten an. Die müssen aufbewahrt werden und irgendwann vernichtet. Die Verbände setzen auf Aktenvermeidung, gesicherte Schränke und die BSR.

Ob der Befund eines Aids-Tests, Korrespondenz aus einem Rechtsstreit in einer Sozialsache oder die Gesprächsnotiz eines Familienhelfers: Bei sozialen Verbänden fallen ständig Daten an, die die Intimsphäre betreffen. Sie müssen sachgerecht aufbewahrt und nach einer Frist vernichtet werden. Welche Vorkehrungen treffen Verbände aus unterschiedlichen Bereichen in Sachen Datenschutz?

Beim Diakonischen Werk Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz betont man, dass sowohl die Diakonie, als auch die einzelnen Einrichtungen eigene Beauftragte für den Datenschutz hätten. "Es gibt auch Fort- und Weiterbildungen dazu", sagt Sprecherin Christiane Lehmacher-Dubberke. Diese würden die Einrichtungen regelmäßig für ihre Mitarbeiter organisieren. Auf Bundesebene gebe es zudem Treffen der Datenschutzbeauftragten, um sich über eventuelle Probleme auszutauschen. Konkrete Vorfälle seien ihr aber noch nicht zu Ohren gekommen.

Der Berliner Landesverband des Sozialverband Deutschland (VdK) gibt an, von vorne herein möglich wenig Akten anzusammeln. "Wir sehen so viele Dokumente wie möglich nur ein und geben sie gleich wieder zurück", sagt Geschäftsführer Berndt Maier. Zwei Monate nach Abschluss eines Verfahrens schreibe man die Beteiligten an und biete an, die Unterlagen zurückzugeben. Sonst müssten die Akten sieben Jahre aufbewahrt werden - es würden viel mehr Schränke und Räume benötigt. Akten, die vernichtet werden müssen, werden laut Maier zur BSR gebracht. Die bietet ein spezielles Recycling von Abfällen mit vertraulichen Daten an. Dazu gehören nicht nur sensible Dokumente in Papierform, sondern auch digitale Datenträger.

Nach Einschätzung von Maier wird der Datenschutz heute ernster genommen. "Als ich vor 30 Jahren anfingt, da standen Akten noch offen im Schrank", erzählt er. Heute gebe es gesicherte Schränke, man arbeite mit komplexen Passwörtern und dem Vier-Augen-Prinzip. Bei dem Thema Aids sei das Bewusstsein für Datenschutz besonders hoch, sagt Ute Hiller, Vorsitzende der Berliner Aidshilfe. Daten über die beratenen Personen würden verschlossen aufbewahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen im Schredder vernichtet. Doch gerade im Zeitalter des elektronischen Datentransfers gebe es neue Herausforderungen für die Vereine. "Wir sind gerade dabei, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen", sagt Hiller. Als Mitglied im Paritätischen lasse sich die Aidshilfe auch vom dortigen Datenschutzbeauftragten beraten.